Ezt a cikket a neten találtam. Még a blog-ötletem előtt mentettem le, sajnos az írójára már nem emlékszem, de mindenképpen megfontolandó gondolatokat tartalmaz.

Sorsdöntő lehet,

hogyan jelentkezünk egy állásra

Az internet térhódítása jelentősen megváltoztatta kommunikációnkat. Ma már természetes, hogy e-mailben küldjük el jelentkezésünket egy állásra és tartjuk a kapcsolatot üzleti partnereinkkel. Nem mindegy azonban, hogy ezt hogyan, a szabályok megfelelő betartásával tesszük-e.

Jól kell tudni használni

A tömegkommunikáció területén jelenleg végbemenő rohamos fejlődés következménye az emberek gondolkodásformájának, viselkedési normáinak, interakcióinak jelentős átalakulása.

Az internet térhódítása jelentősen befolyásolja az emberek megfigyeléseit, kifejező eszközeit. Az információk (gyakorlatilag korlátlan) elérhetősége és gyors terjesztése, akár földrészek között is, komoly - pozitív és negatív - következményekkel jár az emberek „én” tudatának, szemléletének, lélektanának, erkölcsének és szociális viszonyainak fejlődésére. Ezeken keresztül ez a hatással van az egész társadalom szerkezetére és működésére, a kultúrák közti kommunikációra.

Az információs társadalom résztvevői ugyanakkor gyakran olyan módon alkalmazzák a számítástechnikai és internetes eszközöket, hogy felrúgják azokat a viselkedési, etikai és jogi normákat, szabályokat, melyek eddig védelmet, biztonságot és stabilitást nyújtottak.

A változások hatással vannak a nem tipikus formájú munkaviszonyokra, munkakapcsolatokra, - különösen a távmunkára vagy távfoglalkoztatásra -, de a távoli helyről történő oktatási, vagy tanulási formák és a társas érintkezés szabályaira is. Egy álláshirdetés feladásakor, álláspályázat benyújtásakor, vagy ösztöndíjas programra való jelentkezéskor - ha az interneten keresztül tesszük -, sorsdöntő lehet, hogy betartunk-e bizonyos formális, protokolláris szabályokat.

Néhány fontosabb szabály:

- Amennyiben valakivel elektronikus levélben kezdeményezünk kapcsolatfelvételt, úgy e-mail címünk legyen egyértelműen azonosítható. Ne használjunk semmitmondó címet, csak saját nevünkben küldjünk elektronikus üzenetet.

- Az internet egy sor rendkívüli tulajdonossággal rendelkezik. Lehetővé teszi az embereknek, hogy megőrizzek névtelenségüket, hogy más szerepbe (identitásba, aliasba) bújjanak, hogy fantázia teremtette világokba térjenek át. Hivatalos kapcsolatfelvétel esetén azonban illetlen és udvariatlan a személyes azonosíthatóság hiánya.

- Amennyiben lehetséges, az elektronikus levelek címzése is konkrét személynek szóljon. A cégek/intézmények/hivatalos szervek néha megjelölnek konkrét neveket, akikkel fel lehet venni a kapcsolatot. Álláspályázat esetén pedig érdemes tájékozódni a humán vezető, vagy a vállalati döntéshozó nevéről, amennyiben az nem nyilvános.

- Fontos a tárgy megjelölése az elektronikus üzenetekben. Ebből derül ki, miről szól az üzenetünk. Ez legyen pontos, rövid, lényegre törő. Általában jó, ha ellenőrizzük a levelek „subject”-jét, mielőtt válaszolunk.

- Szintén célszerű meggyőződni, hogy a levél, amire választ küldünk, nekünk volt-e címezve.

- Legyünk óvatosak a címzéssel: vannak címek, amelyek egy csoportot jelentek, de a cím mégis úgy néz ki, mintha egyetlen embernek szólna. Legyünk tisztában azzal, hogy kinek akarjuk eljuttatni az üzenetet.

- Az elektronikus levél ne legyen hosszú, terjengős. Gondolatainkat lényegre törően fogalmazzuk meg. Ügyeljünk a formára, külalakra, stílusra. A helyesírás szabályait e-mailben is be kell tartani. A nagy és kis betűket is olyan módon használjuk, mintha hagyományos levelet írnánk. A csupa nagy betű használata udvariatlan, zavaró, olyan, mintha folyamatosan kiabálnánk. Gondolataink, érzéseink kifejezésére használhatunk szimbólumokat, formázásokat, aláhúzásokat, de a hivatalos kommunikáció során ezeket érdemes minimalizálni.

- Az elektronikus üzenetek fontosságát, sürgősségét lehet, indokolt esetben érdemes is jelölni. (A levelező programok beállításaiban lehet ezeket a funkciókat kezelni.) Ugyancsak lehetséges, hogy üzenetünk olvasásáról visszaigazolást kérjünk, illetve egyes levelező kliensek képesek az elküldött (vagy kapott) üzenetekkel kapcsolatos határidők, tennivalók nyomonkövetésére.

- Ne feledkezzünk meg arról, hogy a címzett kultúrája, nyelve, érdeklődési köre, humora eltérhet a mienktől. Dátumformátumok, mértékegységek, idiómák sem mindenütt ugyanazok.

- Üzeneteinkhez gyakran tartozik valamilyen melléklet vagy csatolmány. Ez leggyakrabban önéletrajzunk vagy referenciáink, bizonyítványaink másolata. Figyeljünk arra, hogy a mellékleteket valóban csatoltuk-e az elküldött üzenethez, mert utólag kínos lehet magyarázkodni a hiányos tartalom miatt.

- Érdemes figyelmet fordítani annak ellenőrzésére is, hogy partnerünk biztosan el tudja olvasni az általunk küldött üzeneteket. A levelező programok úgynevezett „kódlapokat” használnak, az eltérő kódlapok esetleg eltérő módon jeleníthetik meg a betűket, jeleket, amelyeket leírtunk. Egyszerű szövegformában (txt) ez a hiba nem fordulhat elő. Lehetőleg kerüljük el az úgynevezett „unicode” formák használatát.

Csatolmányok küldésekor érdemes arra is gondolni, hogy partnerünk rendelkezik-e olyan programmal, amellyel el tudja olvasni a melléklet tartalmát. A „pdf” vagy az „rtf” formátumokat gyakorlatilag minden rendszer egységesen tudja értelmezni. Figyeljünk a csatolmány méretére is: vannak olyan szolgáltatók, amelyeknél a küldött vagy fogadott küldemény mérete nem haladhatja meg a két megabájtot.

- Ne küldjünk nagy mennyiségű vagy kéretlen információt (spam) – ezt jogszabály is tiltja. Az interneten történő levelezés alapvetően biztonságos, ennek ellenére ne írjunk semmi olyan dolgot elektronikus üzenetünkbe, amit hagyományos nyílt levelezőlapon nem küldenénk el.

- Levelünk lezárásakor ügyeljünk az elköszönés (üdvözlés) formáira. Akár a hagyományos levelezésben, használhatjuk a „köszönettel” vagy „tisztelettel” szófordulatokat. Ne feledkezzünk meg a dátumról és nevünk aláírásáról sem.